So leistungsstark wie seine Lagersoftware:

Die Beratungskompetenz von SSI SCHÄFER

Die Ausgangssituation für Robert und die „Freizeit Handels GmbH“ war äußerst knifflig, als sie gemeinsam beschlossen, den Umgang mit dem Lager und damit zugleich die Lagerverwaltung zu ändern: Durch die gestiegenen Ansprüche und den immer größer werdenden Durchsatz bedeutete dieselbe Arbeit unverhältnismäßig viel mehr Aufwand als früher. Die zunehmenden Kosten des Lagers fingen an, den zusätzlichen Gewinn aufzufressen. Mittlerweile ist das Schnee von gestern und der Kunde, mit Robert an der Spitze, zeigt sich vom Ergebnis seiner Entscheidung vollauf begeistert.

Als Lagerleiter und Prokurist ist Robert für den internationalen E-Commerce der „Freizeit Handels GmbH“ genauso zuständig wie für die Auslieferung sämtlicher Produkte – sowohl in die vielen neuen als auch in die bereits bestehenden Geschäfte im eigenen Land sowie im nahen Ausland. Erst vor kurzem hat er sich auf die Übernahme eines neuen Lagerverwaltungssystems vorbereitet. Das neue System war dringend notwendig geworden, da das Zusammenspiel der Lagerlisten mit der ganz simpel und selbst programmierten Lagersoftware bei wachsendem Geschäft immer häufiger zu Doppelgleisigkeiten geführt hat. Vorletztes Wochenende haben Robert, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam mit dem Projektteam des Software-Anbieters SSI SCHÄFER von Freitag auf Samstag die Inbetriebnahme durchgeführt. Alle Beteiligten haben sich akribisch darauf vorbereitet, so dass alles wie am Schnürchen verlief.

Im Nachhinein musste Robert ehrlicherweise zugeben, dass er sich zwischendurch immer wieder mal Gedanken gemacht hat, ob im Zuge der Inbetriebnahme des neuen Lagerverwaltungssystems auch wirklich alles gutgehen würde. Oder ob nicht doch noch ungeahnte Herausforderungen auftauchen könnten, an die er vielleicht genauso wenig gedacht hat wie die Software-Beraterinnen und -Berater von SSI SCHÄFER, die ihn höchst engagiert unterstützten. Bei der System-Entscheidung hat sich Robert ganz bewusst für diesen Software-Anbieter eingesetzt. Sowohl er als auch seine Kolleginnen und Kollegen haben schon in den Vorgesprächen den überzeugenden Eindruck gewonnen, dass zum einen viele der neuen Anforderungen bereits in der Software WAMAS® implementiert waren und dass zum anderen die Software-Beraterinnen und -Berater neben dem beeindruckenden Know-how auch über die nötige Erfahrung verfügen, die zusätzlichen Anforderungen erfolgreich umzusetzen.

Im Laufe des Projekts stellte sich heraus, dass Pauline – die federführende Software-Beraterin von SSI SCHÄFER – nicht nur reichlich Erfahrung mitbrachte, sondern auch ganz stark auf die Bedürfnisse des Lagers und der Lagerarbeit in der „Freizeit Handels GmbH“ einging. Die Umsetzung des neuen Systems, die Pauline und ihr Team vorgenommen haben, wurde in gemeinsamen Tests immer wieder erneut auf den Prüfstand gestellt. Die sorgfältig durchgeführten Tests zeigten, wo sich in den Gesprächen die eine oder andere Unschärfe eingeschlichen hatte, so dass jede eventuelle Hürde schon im Vorhinein rasch beseitigt werden konnte. Pauline machte während des gesamten Projekts einen höchst kompetenten und sehr freundlichen Eindruck. Und wenn es die Situation einmal erforderte, gab sie unbeirrt und mit Nachdruck die richtige Richtung vor – ganz gezielt und stets mit der Absicht, das bestmögliche Ergebnis aus diesem Projekt herauszuholen. Mit ihrem beeindruckenden Einfühlungsvermögen, was die tägliche Arbeit des Lagers betrifft, trug Pauline wesentlich dazu bei, dass die Einführung des neuen Systems so reibungslos und erfolgreich verlief.

Wie sah der Ablauf des Projekts „Lagerverwaltung“ im Detail aus?

Mit der Zeit hat es sich immer stärker abgezeichnet, dass die alte Software den gestiegenen Anforderungen von Kunden, Versanddiensten und auch der neu aufgemachten Shops nicht mehr gerecht wird. Gleichzeitig boten einige Lieferanten Services an, die eine große Vereinfachung mit sich gebracht hätten, doch mit der alten Software konnten sie deren Potenziale leider nicht nutzen. Schlussendlich haben Robert und die Geschäftsführung der „Freizeit Handels GmbH“ beschlossen, ein Projekt zur Einführung einer neuen Lagerverwaltungssoftware ins Leben zu rufen.

In der Vorphase ging es vor allem darum, sämtliche Anforderungen zu sammeln und verschiedene Anbieter einzuladen, die ihre Software und den Projektablauf vorstellen. SSI SCHÄFER konnte mit seiner Lagerverwaltung WAMAS auf allen Ebenen überzeugen und sicherte sich so den Auftrag. Noch vor der Unterzeichnung des Auftrags lernte Robert das Projektteam von SSI SCHÄFER kennen, das sich aus Projektleiter, Software-Beratern und Software-Entwicklern zusammensetzte – mit Pauline als führende Software-Beraterin an der Spitze.

Als Hauptansprechpartnerin hatte Pauline stets ein offenes Ohr für sämtliche Anliegen von Robert und seiner Lagermannschaft. Egal, ob es sich um berechtigte Sorgen oder ungeplante Hindernisse handelte: Pauline hörte und schaute immer ganz genau hin und lieferte äußerst produktive Vorschläge, wie bestimmte Anforderungen erfolgreich umgesetzt werden können. Ihr außergewöhnlicher Einsatz zeigte sehr eindrucksvoll, dass engagierte Software-Beraterinnen und -Berater viel mehr sind als pflichtgetreue Übersetzer zwischen Lagerbetrieb und Programmierung. Mit ihrer Erfahrung und Umsichtigkeit, mit ihrem Verständnis und Weitblick sowie insbesondere mit ihrer Fachkompetenz können sie in jedem Projekt den Unterschied ausmachen – für eine exzellente Einführung neuer Lagerprozesse.

Zu Projektbeginn entstand in engster Zusammenarbeit mit Pauline das Pflichtenheft, in dem sehr detailliert festgelegt wurde, wie Lagerabläufe in Zukunft auszusehen haben. Dabei präsentierte sich Pauline – sofern es die Situation erforderte – auch gerne mal äußerst beharrlich und konsequent, wenn Robert oder eines seiner Teammitglieder das eine oder andere Thema vielleicht etwas voreilig abgehandelt haben wollte. Meist stellte sich dabei heraus, dass die zuvor nur kurz beschriebenen Lagerabläufe doch einige Ecken und Kanten hatten und sie einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schon vor diesem Projekt nicht zu 100 Prozent klar waren. Bis zu diesem Zeitpunkt schummelte man sich darüber hinweg, indem zum Beispiel nicht vollständige Daten im Nachhinein noch händisch korrigiert wurden.

Mittlerweile steuert das neue System sämtliche Lagerprozesse. Seine präzise Prozessführung vermeidet nicht nur Fehler, sondern gestaltet die Abläufe auch sicherer. Das erfordert vorab eine genaue Spezifikation der Prozesse, die dann in weitere Folge ebenso genau eingehalten werden müssen. Wareneingang, Kommissionierung, Verpacken und Übergabe zur Auslieferung wurden im Rahmen des Projekts eingehend behandelt. In intensiven Diskussionen kristallisierten sich viele verschiedene Effizienzpotenziale heraus, die für eine zusätzliche Optimierung der Lagerprozesse sorgten.

Besonderes Augenmerk legte Pauline auf die Abläufe der Einlagerung und des Nachschubs. Der sogenannte Warenfluss bildet das Rückgrat aller Abläufe im Lager. Die Effektivität eines Lagers hängt zum Großteil von seinen Materialflüssen ab. Innerhalb der Lagerverwaltung WAMAS können mehrere sich überschneidende Warenflüsse definiert und einzelnen oder mehreren ausgewählten Produkten zugeordnet werden. Pauline und ihr Projektteam schafften es, die Warenflüsse einfach und schlüssig zu halten, obwohl auch einige Sonderfunktionen berücksichtigt werden mussten. Solche Extraanforderungen sind erfahrungsgemäß immer unglaublich wichtig, denn schließlich muss ja das Lagerpersonal tagtäglich mit diesen Warenflüssen arbeiten. Je nach Anforderung können Warenflüsse verändert sowie neu im Lager aufgenommenen Produkten zugewiesen werden. Dasselbe erfolgt, wenn sich bei Produkten zum Beispiel die Lieferbedingungen ändern.

Für die benötigten Abläufe innerhalb der Software hat Pauline das Lager modelliert und parametriert. Nachdem die erforderlichen Zusätze in der Software programmiert waren, hat sie diese in einem ersten Schritt intern mit ihrem Team getestet. Und als das Lager in der Software abgebildet war, begannen die gemeinsamen Tests mit Robert und seinem Team. Zum Auftakt der Testphase bekamen Robert und seine Kolleginnen und Kollegen eine umfassende Einschulung in das neue System. Danach gingen sie mit Pauline und ihrem Team sämtliche Funktionalitäten und die Benutzerführung im Detail durch. Parallel dazu wurden noch kleine Anpassungen vorgenommen und innerhalb kürzester Zeit in der Software abgebildet, welche die Nutzung noch weiter erleichterten. Bei den Tests stellte sich heraus, dass einer der zahlreichen Prozesse noch nicht ganz auf den Punkt war. Doch schon bald war auch er mit Paulines Hilfe optimiert. Robert war sichtlich beeindruckt, wie akribisch Pauline die Tests durchführte, und zugleich auch sehr erfreut darüber, denn aufschlussreiche Tests reduzieren die Risiken möglicher Schwierigkeiten im Lager auf ein absolutes Minimum.

Zwei Wochen vor Inbetriebnahme des neuen Systems waren alle Tests abgeschlossen. Und das Drehbuch mit sämtlichen Einzelheiten für den Ablauf des Go-Live stand auch bereits fest. Alle Details wurden geprüft und mehrmals am Testsystem durchgespielt. Bestens vorbereitet ging die System-Einführung unter gespannter Beobachtung und mit höchst professioneller Ruhe über die Bühne. Drei Wochen später bestätigte Robert mit seiner Unterschrift die Abnahme und damit die erfolgreiche Durchführung des Projekts. Da es in einem Lager natürlich immer wieder etwas zu optimieren gibt, führte Robert einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein, an dem alle Lagermitarbeiterinnen und -mitarbeiter teilnehmen.

Über den Autor

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Peter Totz ist Director Business Consultancy bei SSI SCHÄFER.

Er hat seine Karriere in Graz als Projektingenieur, Datenanalyst und Simulationsspezialist begonnen. Mit Zwischenstationen in der Produktionsplanung und als Logistikberater war er jahrelang auch als Seniorberater und Projektleiter tätig. Später war er für das Business Development in Lateinamerika zuständig, bevor er in die global tätige Gruppe für Business Consultancy wechselte, die er derzeit leitet.

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