Manager le changement pour informatiser les systèmes logistiques manuels

La digitalisation est en plein essor, et trouve naturellement sa place dans la logistique. Contrairement aux idées reçues, la (r)évolution de l'Industrie 4.0 n'a pas été uniquement portée par les systèmes automatisés.  La digitalisation implique surtout de pouvoir visualiser et contrôler tous les processus de l'entrepôt depuis des logiciels de gestion logistique, tout en travaillant manuellement en parallèle. Cette tâche peut être facilement pris en charge par le logiciel de gestion d'entrepôt WAMAS® de SSI SCHÄFER.

Pour qu'un logiciel de gestion d'entrepôt puisse facilement et efficacement analyser et piloter des processus logistiques, une phase de conception et de création de projet est nécessaire, pour intégrer cette solution logicielle dans un entrepôt. L'élément clé de la réussite d'un projet est une équipe de projet dédiée et un plan d'organisation clair, non seulement du côté du fournisseur mais aussi directement chez le client. Cet esprit d'équipe est un facteur clé de la réussite des projets SSI SCHÄFER, si ce n'est le plus important. C'est pourquoi, il est aussi ancré dans la culture de l'entreprise.

Pour garantir la réussite du projet et répondre à toutes les attentes du client, l'équipe de projet SSI SCHÄFER sera composée de trois départements. D'abord les consultants logistiques seront en charge de la conception, de l'édition puis de l'installation du logiciel de gestion dans l'entrepôt. Les développeurs informatiques étudient la faisabilité du projet et sont responsables de l'intégration informatique du logiciel dans le système informatique du client. Un manageur encadre le projet et s'assurent que les objectifs prédéfinis sont atteints, en coordonnant efficacement les compétences et grâce à une communication fluide. Un bon manageur vient renforcer l'équipe de projet et la supporte pour atteindre de meilleurs objectifs de qualité. 

Des processus d'intégration normalisés garantissent la qualité et réduisent les risques

Un projet suit toujours différentes étapes pour réaliser ses objectifs, avec des jalons importants à atteindre tout au long de sa mise en place.

Après la prise en charge interne du projet et la réunion de lancement avec le client, la phase d'analyse peut commencer. Cette phase se terminera pour la validation, ou non, des spécifications proposées. Après l'approbation des spécifications par le client, l'édition d'une version 100% personnalisée du logiciel de gestion logistique WAMAS commence. Des tests de fonctionnement à différents postes et niveau viennent compléter cette phase d'édition.

Suivra la phase de mise en service, durant laquelle, SSI SCHÄFER viendra réaliser des tests en conditions réelles directement chez le client, formera les équipes et laissera le logiciel logistique entre les mains du clients pendant plusieurs jours pour ce que l'on appelle : les tests d'acceptation.

Après une approbation complète de l'entreprise cliente et SSI SCHÄFER, le nouveau logiciel de gestion sera définitivement mis en service. Pendant les premiers temps de prise en main et d'apprentissage, l'équipe de projet  assiste les équipes chez l'entreprise cliente pour les former sur les nouveaux process informatiques. Une transition entre l'assistance de l'équipe de projet et le support du Service Client sur le long terme, vient finaliser le projet.

Cette mise en place standardisée pour tous les projets assurent qu'ils seront conformes au cadre de référence défini. cela assure également que tous les processus logistiques auront été identifiés et étudiés pour crée un logiciel de gestion de haute qualité parfaitement adapté aux besoins de l'entreprise cliente.

Comment manager le changement correctement ?

La conduite de projet, précédemment développée, est une procédure standardisée à toutes les entreprises, qui sera adaptée avec plus ou moins d'agilité. Ce qui différencie SSI SCHÄFER de ses concurrents, sur le marché, c'est bien son management et sa conduite des projets clients. Des choses évidentes dans la gestion de grands systèmes automatisés  ne le seront peut être pas lors de l'installation d'un logiciel de gestion logistique, comme WAMAS, dans des systèmes logistiques manuels. Bien trop souvent, les projets d'intégration de solutions informatiques dans des systèmes manuels sont perçus comme une simple installation de logiciel. En réalité, il s'agit de projets organisationnels stratégiques qui peuvent avoir des impacts importants sur les processus logistique et l'organisation du travail dans l'entreprise client. C'est pourquoi, pour tous leurs projets, SSI SCHÄFER prend en considération les impacts que l'intégration de leur logiciel WAMAS peut avoir sur l'organisation. Cette considération commence dès la phase d'analyse, au moment où les spécifications sont créées. Le but est de préparer le client aux changements à venir le plus tôt possible, et de convenir ensemble à un plan d'actions pour préparer, organiser et mettre en place au mieux la nouvelle solution logicielle dans l'entreprise. 

Prenons l'exemple d'un entrepôt qui réalise tout son suivi sur papier. Avec l'intégration d'un logiciel de gestion logistique, comme WAMAS, le suivi pourra se faire directement sur mobile ou sur un terminal vocal. Après ça, il ne sera plus nécessaire d'imprimer, trier et enregistrer des centaines de pages de rapports papier. A la place, il y aura surement des nouvelles fonctions dans l'organisation, comme un ou plusieurs centres de contrôle régulant et pilotant tous les flux de marchandises dans l'entreprise. SSI SCHÄFER accompagne également ses clients à la mise en conformité de tous ses processus, demandée par WAMAS mais souvent oubliés par les entreprises.

L'art de libérer tout le potentiel de WAMAS®

Grâce à une intégration bien préparée et optimale, le client peut utiliser un outil puissant pour modéliser, piloter et contrôler ses processus logistiques. La solution intégrée de reporting de WAMAS® permet l'analyse et l'illustration graphique des chiffres clés afin d'identifier les écarts de processus à un stade précoce.

À propos de l'auteur

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Gregor Girstmayr est titulaire d'une maîtrise en gestion de projets et de processus commerciaux de l'université des sciences appliquées du Vorarlberg. Il travaille chez SSI SCHÄFER depuis 10 ans, occupant différents postes au sein de l'entreprise. Au début, il a occupé le poste de consultant en logistique et a appris à connaître le cœur de métier de SSI SCHÄFER tout en se concentrant sur la mise en œuvre du système WAMAS® dans les entrepôts manuels. Par la suite, il a été transféré au département de gestion de projets informatiques. Dans son nouveau rôle, il a assumé des responsabilités supplémentaires et a mené à bien plusieurs projets internationaux. Depuis 2018, Gregor Girstmayr est chef d'équipe pour les processus de gestion de projets et supervise les chefs de projets informatiques.

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