Optimiza procesos con automatización robótica

La automatización robótica de procesos, conocida como RPA (por sus siglas en inglés, Robotic Process Automation), es una tecnología innovadora que está transformando la manera en que las empresas gestionan sus operaciones diarias. Mediante el uso de software especializado, las organizaciones pueden automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas que anteriormente requerían intervención humana. Esto no solo mejora la productividad y reduce los errores, sino que también permite a los empleados concentrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor. En la actualidad, la transformación digital es clave, la RPA se posiciona como una herramienta esencial para optimizar flujos de trabajo y modernizar procesos, especialmente en sectores como la logística, donde soluciones como las de automatización de almacenes de SSI Schaefer potencian la eficiencia operativa.

En este artículo, exploraremos en detalle qué es la RPA, sus beneficios, cómo funciona, las herramientas más populares y algunos casos de uso en la industria, con un enfoque particular en el sector logístico.

¿Qué es la automatización robótica de procesos?

La RPA es una forma de automatización de procesos de negocio que utiliza robots de software, también conocidos como bots, para imitar las acciones de un usuario humano interactuando con sistemas informáticos. A diferencia de la automatización tradicional, que a menudo requiere integraciones complejas a nivel de API, opera a nivel de la interfaz de usuario, lo que significa que puede interactuar con cualquier aplicación de la misma manera que lo haría una persona. Esto la hace ideal para trabajar con sistemas legacy que carecen de interfaces modernas.

Los bots pueden ser programados para realizar una amplia gama de tareas, desde la entrada de datos y el procesamiento de transacciones hasta la generación de informes y la comunicación con otros sistemas. La RPA combina interacciones de interfaz de usuario con APIs para ejecutar tareas repetitivas de manera autónoma, liberando recursos humanos para actividades más complejas.

Existen dos tipos principales:

• RPA desatendida: Los bots operan de manera independiente, sin intervención humana, y suelen automatizar procesos completos en segundo plano, como la generación automática de facturas según un horario predefinido.

• RPA atendida: Los bots trabajan junto con los usuarios humanos, asistiendo en tareas específicas dentro de procesos más amplios, activándose según sea necesario.

Además, la RPA inteligente incorpora tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático, permitiendo a los bots manejar tareas más complejas, como el procesamiento de lenguaje natural o la toma de decisiones basada en datos. Esta capacidad amplía el alcance de la RPA, haciéndola aún más valiosa para la transformación digital.

Beneficios de la automatización robótica de procesos

La implementación de la automatización robótica de procesos ofrece múltiples beneficios que impulsan la eficiencia operativa y la competitividad empresarial. A continuación, se destacan las principales ventajas:

• Aumento de la productividad: Los bots pueden trabajar 24/7 sin interrupciones, procesando tareas a una velocidad mucho mayor que los humanos.

• Reducción de errores: Al seguir reglas predefinidas con precisión, los bots eliminan los errores humanos en tareas repetitivas.

• Ahorro de costos: La automatización reduce la necesidad de mano de obra para tareas rutinarias, generando ahorros significativos.

• Mejora en el cumplimiento normativo: Los bots aseguran que los procesos se sigan consistentemente, facilitando el cumplimiento de regulaciones.

• Escalabilidad: Es fácil aumentar o disminuir la capacidad de procesamiento ajustando el número de bots según la demanda.

• Satisfacción del empleado: Al liberar a los trabajadores de tareas monótonas, pueden enfocarse en actividades más gratificantes y estratégicas.

La RPA puede generar un retorno de inversión (ROI) rápido debido al aumento de la eficiencia, mientras que Gartner proyectó que el mercado de la automatización robótica de procesos alcanzó los 1.890 millones de dólares en 2021, reflejando su creciente adopción.

Aumento de la productividad

Uno de los beneficios más destacados es el aumento de la productividad. Los robots de software ejecutan tareas repetitivas mucho más rápido que los humanos y sin necesidad de pausas, lo que permite a las empresas procesar grandes volúmenes de trabajo en menos tiempo. Por ejemplo, en el sector financiero, puede automatizar el procesamiento de transacciones, permitiendo a los analistas concentrarse en la detección de fraudes o en la optimización de inversiones. Hasta un tercio de las actividades laborales en el 60% de las ocupaciones son automatizables, lo que resalta el potencial de la automatización robótica de procesos para transformar los flujos de trabajo.

Además, al liberar a los empleados de tareas monótonas, permite que se enfoquen en actividades que requieren pensamiento crítico y creatividad, impulsando la innovación y el crecimiento del negocio. En la logística, por ejemplo, puede integrarse con soluciones de picking automático de SSI Schaefer para optimizar la preparación de pedidos, reduciendo el tiempo necesario para cumplir con los pedidos de los clientes.

Reducción de errores humanos

La precisión es un pilar fundamental de la RPA. Los errores humanos son inevitables en tareas repetitivas, especialmente cuando se manejan grandes cantidades de datos. Los bots, por otro lado, siguen instrucciones precisas y no se cansan ni se distraen, garantizando una ejecución sin errores. Esto es crucial en sectores como la finanza y la salud, donde la exactitud de los datos es esencial.

En el ámbito logístico, puede asegurar que los datos de inventario se actualicen correctamente, evitando discrepancias que podrían llevar a problemas de stock o retrasos en las entregas. Por ejemplo, un bot puede procesar facturas y actualizar registros de inventario en tiempo real, eliminando errores manuales y mejorando la fiabilidad de los datos. La automatización robótica de procesos reduce significativamente los riesgos asociados con errores humanos, fortaleciendo la seguridad y la calidad operativa.

¿Cómo funciona la automatización robótica de procesos?

La automatización robótica de procesos funciona mediante la creación de bots que imitan las acciones de un usuario humano. Estos bots interactúan con aplicaciones a través de la interfaz de usuario, realizando clics, ingresando datos, leyendo pantallas, etc., tal como lo haría una persona. Los bots de RPA se comunican con sistemas y aplicaciones para agilizar procesos y reducir la carga de trabajo humana.

El proceso típico para implementarla incluye los siguientes pasos:

1. Identificación de procesos: Se seleccionan los procesos candidatos para la automatización, generalmente aquellos que son repetitivos, basados en reglas y de alto volumen, como la entrada de datos o la generación de informes.

2. Diseño del bot: Se diseña el flujo de trabajo que el bot debe seguir, especificando cada paso que debe realizar.

3. Desarrollo del bot: Utilizando herramientas de RPA, se programa el bot para ejecutar el flujo de trabajo diseñado, ya sea grabando acciones del usuario o escribiendo scripts.

4. Pruebas: Se prueba el bot para asegurar que funcione correctamente y maneje todas las posibles variaciones y excepciones.

5. Implementación: El bot se despliega en el entorno de producción, donde comienza a ejecutar las tareas automatizadas.

6. Monitoreo y mantenimiento: Se supervisa el rendimiento del bot y se realizan ajustes para mantener su eficiencia.

Las herramientas de RPA suelen ofrecer interfaces visuales que permiten a los usuarios crear bots sin necesidad de conocimientos avanzados de programación, aunque para casos más complejos puede ser necesario scripting. Esta facilidad de uso democratiza la automatización, permitiendo que incluso usuarios no técnicos participen en la creación de flujos de trabajo automatizados.

Herramientas populares de RPA

El mercado de RPA software ofrece una variedad de herramientas que facilitan la automatización de procesos. A continuación, se presentan algunas de las más destacadas, según fuentes como Octoparse y Unite.AI:

• UiPath: Una plataforma líder en RPA que ofrece funcionalidades para automatización desatendida y atendida. Es conocida por su facilidad de uso y su comunidad activa, ideal para empresas de todos los tamaños.

• Automation Anywhere: Destaca por su interfaz intuitiva y capacidades de automatización inteligente, integrando inteligencia artificial para manejar tareas complejas.

• Blue Prism: Enfocada en grandes empresas, ofrece soluciones robustas con un fuerte énfasis en seguridad y gobernanza, ideal para sectores regulados como finanzas.

• Microsoft Power Automate: Integrada con el ecosistema de Microsoft, permite automatizar flujos de trabajo en la nube y en entornos locales, siendo ideal para empresas que utilizan productos de Microsoft.

Cada herramienta tiene sus propias fortalezas, y la elección dependerá de las necesidades específicas de la organización, como el nivel de integración requerido o la complejidad de los procesos a automatizar.

Casos de uso de RPA en la industria

Se aplica en una amplia variedad de sectores, mejorando la eficiencia y reduciendo costos. A continuación, se presentan algunos ejemplos concretos:

• Finanzas: Automatiza el procesamiento de facturas, la reconciliación de cuentas y la generación de informes financieros.

• Recursos Humanos: En RRHH, agiliza el onboarding de empleados, el procesamiento de nóminas y la gestión de solicitudes.

• Atención al cliente: Manejan consultas comunes, procesan devoluciones y actualizan información de clientes, mejorando la experiencia del cliente.

• Logística: En el sector logístico, automatiza tareas como el seguimiento de envíos, la gestión de inventarios y la programación de entregas. Los bots pueden integrarse con sistemas de transportistas para actualizar automáticamente el estado de los envíos y notificar a los clientes.

En combinación con soluciones de picking automático de SSI Schaefer, la RPA optimiza los procesos de preparación de pedidos en almacenes, asegurando una mayor eficiencia y precisión. Asimismo, como parte de una estrategia integral de automatización de almacenes, la RPA coordina y gestiona operaciones logísticas, integrando diferentes sistemas y proporcionando una visibilidad completa del flujo de trabajo.

Tabla de beneficios de la RPA

Gracias por acompañarnos en este recorrido por la automatización robótica de procesos. En SSI Schaefer, estamos comprometidos con ayudarte a aprovechar al máximo esta tecnología para mejorar tu productividad y eficiencia. Si tienes preguntas o deseas explorar cómo la RPA puede transformar tu negocio, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Juntos, podemos diseñar soluciones que se adapten a tus necesidades específicas, integrando la automatización con tus sistemas legacy para impulsar tu transformación digital.
 

Preguntas Frecuentes
 

¿Cuáles son los desafíos de implementar este sistema?
 

La implementación de este sistema presenta varios desafíos que las organizaciones deben abordar para garantizar su éxito. Uno de los principales obstáculos es la alta tasa de fracaso de los proyectos con hasta el 50% fallando debido a la complejidad de la implementación. Los tiempos de implementación suelen ser más largos de lo esperado, extendiéndose de 4-6 semanas a 4-6 meses, lo que genera frustración entre los líderes empresariales. Además, la escasez de talento calificado puede retrasar los proyectos y aumentar los costos, mientras que la integración con sistemas legacy requiere una planificación meticulosa para evitar disrupturas operativas. Por último, la gestión del cambio es crucial, ya que la RPA puede generar resistencia entre los empleados debido a la redefinición de roles y procesos, lo que exige una comunicación efectiva y capacitación adecuada.

¿En qué se diferencia la automatización robótica de procesos de la automatización tradicional?

La automatización robótica de procesos y la automatización tradicional comparten el objetivo de optimizar procesos empresariales, pero difieren en su enfoque y aplicación. La automatización tradicional suele implicar codificación y el uso de APIs para interactuar con sistemas backend, lo que requiere habilidades técnicas avanzadas y puede ser más costoso inicialmente. En contraste, este sistema opera a nivel de la interfaz de usuario (GUI), imitando acciones humanas como hacer clic y escribir, lo que la hace más accesible para usuarios no técnicos. Es especialmente útil para automatizar sistemas legacy sin APIs, aunque puede requerir más mantenimiento si la interfaz cambia, mientras que la automatización tradicional es más adecuada para procesos complejos e integrados. Esta distinción permite a las empresas elegir la tecnología adecuada según sus necesidades específicas y recursos disponibles.
 

¿Cuál es el futuro de esta automatización?

El futuro está marcado por una integración más profunda con la inteligencia artificial (AI) y el aprendizaje automático, permitiendo una automatización más inteligente y autónoma. La hiperautomatización, que combina RPA con AI y otras tecnologías, se volverá más común, permitiendo la automatización de procesos completos de principio a fin. Las plataformas de código bajo o sin código democratizarán la automatización, permitiendo a usuarios no técnicos crear flujos de trabajo automatizados. Las soluciones basadas en la nube mejorarán la escalabilidad y la flexibilidad, facilitando la gestión de la automatización en entornos diversos. Además, habrá un mayor énfasis en la seguridad y el cumplimiento normativo, ya que manejará datos sensibles, asegurando que la automatización sea confiable y ética.

¿Puede esta automatización ser utilizada en pequeñas empresas?

Sí, es cada vez más accesible y beneficiosa para las pequeñas empresas. Las soluciones asequibles, como plataformas basadas en la nube y herramientas de código bajo, permiten a las pequeñas empresas automatizar tareas repetitivas sin necesidad de grandes inversiones iniciales o recursos TI extensos. La implementación puede ser rápida, a menudo en menos de un mes, lo que permite mejoras rápidas en eficiencia y precisión. Al automatizar tareas rutinarias, las pequeñas empresas pueden reducir costos operativos, minimizar errores humanos y liberar a los empleados para que se enfoquen en actividades estratégicas. Además, la escalabilidad de la RPA asegura que, a medida que la empresa crezca, la automatización pueda adaptarse y expandirse sin necesidad de aumentar proporcionalmente la fuerza laboral.