Melacak Kinerja Gudang

'Anda Tidak Dapat Mengelola Apa yang Tidak Dapat Anda Ukur' adalah pepatah manajemen lama, namun masih berlaku hingga saat ini. Ini hampir merupakan praktik standar bagi perusahaan untuk mengukur penjualan, layanan pelanggan, dan keuangan. Bagaimana dengan gudang? Gudang menjalankan fungsi penting, baik sebagai bagian dari operasi perusahaan atau sebagai pusat laba, dan gudang harus diawasi dengan cermat.

Karena Indikator Kinerja Utama (KPI) berfungsi sebagai pengukuran produktivitas, kualitas, kesalahan, dan biaya yang baik, operator gudang harus secara serius mempertimbangkan untuk memperkenalkannya. Namun KPI apa yang harus disertakan oleh operator gudang?

Pertanyaan serupa juga diposting di web oleh Rajen, kepala gudang di sebuah perusahaan lemak khusus sayuran. Dia bertanya, “Saya ingin menetapkan KPI untuk gudang saya. Adakah yang bisa memberikan saran selain ‘pengiriman tepat waktu’?”

Saran datang dengan cepat dan cepat dari para praktisi berpengalaman. Meskipun saya tidak keberatan dengan saran-saran yang menurut saya bagus, apakah saran-saran tersebut dapat diterapkan, terutama ketika banyak saran yang diberikan bahkan sebelum mereka mengetahui bisnis apa yang dijalankan perusahaannya.

Apakah semua gudang memiliki KPI yang sama? Tentu saja tidak.

Biarkan saya berbagi pemikiran saya dengan saya. Saya percaya bahwa meskipun terdapat kesamaan yang luas, karena sebagian besar gudang ingin mengukur penerimaan, pembuangan, penyimpanan, pengambilan pesanan dan pengiriman, dan masih banyak lagi, namun hal-hal tersebut tidaklah sama, karena sebagian besar bergantung pada prioritas dan kriteria kinerja perusahaan.

Seperti yang bisa kita lihat dari masukan yang diberikan kepada Rajen, bahkan dua perusahaan manufaktur barang konsumsi telah memilih pengukuran yang berbeda. Termasuk dalam daftar KPI:

Perusahaan A

• Keluhan pelanggan

• Kesalahan Pengiriman

• Kesalahan Putaway (unit tidak dimasukkan ke dalam wadah tempat mereka dipindai)

• Unit Per Jam Dimuat (Atau Putaway)

• Pilihan Kasus Per Jam

• Kerusakan Tetap Per Hari

Perusahaan B

• Pengiriman Pengiriman vs. jadwal

• Pengiriman tepat waktu

• Penjemputan Tepat Waktu

• Akurasi Persediaan

• Waktu Siklus (Pengambilan, Pengiriman dan Penerimaan)

• Hitungan Siklus

• Penerimaan Tepat Waktu

• Lembur

• Keselamatan (Kecelakaan/Nyaris celaka)

• Kualitas dan Pengiriman Vendor

Mendefinisikan apa yang baik untuk perusahaan Anda

Bagi mereka yang berencana memperkenalkan KPI di gudang Anda, di mana Anda harus memulainya? Mencoba mengunduh templat dari Internet mungkin bukan cara terbaik untuk melakukannya. Pikirkan hal ini. KPI harus memberi tahu Anda apa yang paling penting dalam bisnis Anda. Langkah-langkah tersebut harus berhubungan langsung dengan strategi dan tujuan bisnis Anda. Mereka perlu memberi tahu Anda jika ada yang tidak sesuai rencana. Sama pentingnya, hal tersebut harus dapat diukur dan dicapai.​​​​​​​​

Mengembangkan KPI yang tepat akan membekali Anda dengan indikator yang diperlukan untuk mengukur kinerja Anda dalam mencapai tujuan Anda. Memiliki pilihan yang salah bahkan dapat meningkatkan risiko kegagalan karena Anda mungkin berfokus pada hal yang salah.

Setelah Anda menetapkan standar, Anda dapat melacak varians ke standar Anda. Anda akan selalu bertanya mengapa Anda memiliki varians dan Anda mulai melihat lebih dalam barang apa yang menyebabkan inefisiensi.

Hanya sedikit hal dalam hidup yang terjadi begitu saja, tentu saja bukan KPI. Seiring dengan perubahan bisnis, beberapa indikator akan menjadi lebih penting, dan beberapa lainnya menjadi kurang penting. Beberapa bahkan mungkin menjadi tidak diperlukan. Tinjau indikator Anda secara berkala sehingga indikator tersebut benar-benar mencerminkan bisnis Anda.